組合対応(FAQ)「会社の回答書」


Q3-1.団体交渉申入書に対して、回答書を送付する必要はありますか。また、その内容はどのようなものがよいですか。
回答書の送付の要否まず、団体交渉申入書(以下、「申入書」といいます。)を受領した場合、使用者は(団体交渉に応ずるか否かの検討をした上で)、組合に対して、申入書に対する回答書を送付するのが一般的です。
次に、申入書に対する回答書の内容を説明します。
第1に、団体交渉に応じる場合、団体交渉の日時、場所及び出席人数等の調整や団体交渉のルールに関する回答書を送付します。
このとき、団体交渉申入書の協議事項が不明確である場合に、その点を明らかにするよう求める趣旨を記載することも考えられます。
第2に、合同労組との間での日程調整が完了し、第1回団体交渉前までに、使用者による回答内容が決まったら、協議事項に対する会社側の主張を記載した回答書を送付することが考えられますが、事前に書面を送付し団体交渉にて口頭で補足説明するのか、団体交渉にて口頭で回答するかは、ケースバイケースといえます。
実務対応
Q3-2.合同労組から団体交渉申入書を受領しました。しかし、申入書に記載されている団体交渉の候補日には、どうしても都合がつきません。この場合、どのように対応すればよいですか。
団体交渉の日程団体交渉申入書(以下、「申入書」といいます。)には、通常、団体交渉の日時や場所が記載されていますが、その時期が早いと、使用者の都合がつかないことが考えられます。
 また。必ずしも、合同労組が指定した日時で団体交渉に応じる法的義務まではありません。
 そこで、指定された日時では都合がつかない場合、使用者側の代替案(候補日)を合同労組側に伝え、日程調整を行うことが考えられます。
もっとも、使用者が殊更に先の日程を指定した場合、実質的な団体交渉の拒否に該当し、不当労働行為となり得ます。このような場合、合同労組が、団体交渉拒否と判断し、①情宣活動、または②労働委員会に対する不当労働行為救済申立てなどの手段を選択する場合もあります。
したがって、使用者としては、申入書に対して、ある程度準備可能で、かつ、可能な限り早期の日程を記載した書面を送付することが重要です。
実務対応合同労組が団体交渉申入書等で指定した日時で団体交渉を実施する法的義務まではありませんが、使用者が殊更に先の日程を指定した場合、実質的な団体交渉の拒否に該当し、不当労働行為となり得ます。
もっとも、どの程度の日程で団体交渉を実施するべきかは、ケースバイケースといえます。
この場合は、多湖・岩田・田村法律事務所に、遠慮なく、ご相談下さい。
Q3-3.合同労組から団体交渉申入書が届き、これに対する回答書を作成する場合、どのようなことを検討すればよいですか。
回答書を作成する場合の検討事項合同労組から団体交渉申入書が届いた場合、使用者は回答書を送付します。内容としては、「団体交渉申入書を受領しました。」という簡単なもので良いです。
使用者の1通目の回答書を作成するにあたっては、①差出人を誰にするか、②あて先をどうするか、③日付をどうするか、④回答内容をどうするか、⑤送付方法をどうするか、⑥印鑑をどうするか、といった点を検討します。
実務対応合同労組対策は、初動を誤ると、後手の対応に終始しなければならないことがあります。
対応は慎重に検討する必要があります。
この点、1通目の回答書の段階から、当事務所が代理人として連絡窓口になることがあります。
この場合は、多湖・岩田・田村法律事務所に、遠慮なく、ご相談下さい。
Q3-4.回答書を作成する際の差出人について教えてください。
回答書の差出人差出人については、社長名とする案、副社長名とする案、専務名とする案、そのほかの案(人事部長名、総務部長名とする案など)があります。
大企業であれば、人事部長または総務部長を差出人とするのが一般です。中小企業の場合、人事部長や総務部長という役職が存在しないことがありますが、そのような場合、多忙その他の理由から、(社長ではなく)副社長や専務その他交渉権限のある担当者が差出人とならざるを得ない場合が多いと思います。
なお、弁護士に依頼した場合、差出人は、弁護士となることが多いのですが、あえて、弁護士が表に出ないという方法(つまり、弁護士を差出人としない方法)もあり得ます。
実務対応合同労組対策は、初動を誤ると、後手の対応に終始しなければならないことがあります。
対応は慎重に検討する必要があります。
この点、1通目の回答書の段階から、当事務所が代理人として連絡窓口になることがあります。
この場合は、多湖・岩田・田村法律事務所に、遠慮なく、ご相談下さい。
Q3-5.回答書を作成する際の宛先について教えてください。
回答書の宛先あて先については、団交申入書記載の差出人を、回答書におけるあて先とすれば良いと思います。
実務対応合同労組対策は、初動を誤ると、後手の対応に終始しなければならないことがあります。
対応は慎重に検討する必要があります。
この点、1通目の回答書の段階から、当事務所が代理人として連絡窓口になることがあります。
この場合は、多湖・岩田・田村法律事務所に、遠慮なく、ご相談下さい。
Q3-6.回答書を作成する際の作成日について教えてください。
回答書を作成する日作成日付については、できるだけ早い方が良いです。遅くとも、合同労組からの回答期限までには、作成し、送付した方が良いでしょう。
理由は、合同労組としても、「団交申入書を送ったのに、期限を無視し、回答もしてこないのか。」という誤解、不信感や怒りを持つことがあるからです。場合によっては、直ちに、ビラ配布などをしてくる可能性もあります。労働委員会との関係においても、「団体交渉を拒否した」と判断されるリスクも生じます。
使用者としても、「受領確認」の回答書を送るだけですから、すぐに作成できますし、負担も大きくないと思います。
実務対応合同労組対策は、初動を誤ると、後手の対応に終始しなければならないことがあります。
対応は慎重に検討する必要があります。
この点、1通目の回答書の段階から、当事務所が代理人として連絡窓口になることがあります。
この場合は、多湖・岩田・田村法律事務所に、遠慮なく、ご相談下さい。
Q3-7.1通目の回答書を作成する際の内容について教えてください。
回答書の内容ⅰ 回答の目的と内容
回答内容としては、「団体交渉申入書を、○月○日に、受領しました。」という簡単な内容で良いです。1通目の回答の目的は、「受領した。」ということを合同労組に知らせることだからです。

ⅱ 団体交渉申入書記載の要求事項に直ちに回答するか否か
もちろん、団体交渉申入書記載の要求事項に1つ1つ回答する方法もあります。時間があれば、そのようにすべきでしょう。
ただ、回答しようと思っても、事実確認作業その他の作業のため、回答書作成に時間がかかることが多く、合同労組が設定してきた期限に間に合わない可能性があります。
合同労組が設定してきた期限は、使用者の都合を考えずに一方的に設定された期限ですので、実務的には、これを守ることができない場合が多いです。ただ、誠実に交渉するという観点からは、やはり期限内に、「受領した。」という回答だけはしておいた方が良いと思います。
団体交渉申入書記載の要求事項に対する回答は、2通目の回答書または第1回団体交渉において行うことで十分です(ただし、この2通目の回答書作成や、第1回団体交渉が遅すぎると、不当労動行為となり得ますので、注意が必要です)。
なお、一番避けるべきは、「あとで撤回すればいい。訂正できるだろう。」と安易に考えて、準備不足のまま、回答してしまうことです。事実関係と法律関係は、慎重な取り扱いが必要ですので、準備不足のまま、不正確な回答をすることは、やめるべきです。

ⅲ 「○月○日までに回答する。」と回答するか否か
使用者が、1通目の回答書において、「○月○日までに回答する。」と自ら、回答期限を設定する方法もあり得ます。ただ、自ら回答期限を設定した以上、これをさらに猶予することは難しいと思いますので、その点を踏まえ、回答期限を設定するか否かを考える必要があります。

ⅳ 連絡窓口
交渉窓口を一本化しておかないと、二重交渉となり、収拾がつかなくなります。連絡窓口を決め、それを連絡しておくと良いでしょう。
なお、弁護士に依頼した場合、当該弁護士の所属する法律事務所が連絡窓口となることが多いです。
Q3-8.回答書を作成する際の印鑑について教えてください。
回答書の印鑑代表印を使う案もあり得ますが、人事部長や総務部長等を差出人とする場合、三文判で十分と考えます。
実務対応合同労組対策は、初動を誤ると、後手の対応に終始しなければならないことがあります。
対応は慎重に検討する必要があります。
この点、1通目の回答書の段階から、当事務所が代理人として連絡窓口になることがあります。
この場合は、多湖・岩田・田村法律事務所に、遠慮なく、ご相談下さい。
Q3-9.回答書を送付する際の方法について教えてください。
回答書の送付方法通常は、団体交渉申入書にファックス番号が書いてありますので、ファックスで回答書を送付するのが一般です。ただ、合同労組によっては、「ファックスが届いていない。」という反論をしてくる場合がありますので、万全を期す場合は、ファックスに加えて、普通郵便、配達証明付き郵便、内容証明による送付方法によることもあります。
なお、ファックス以外の方法として、Eメールを使うこともあります。当職の経験からして、例えば、合同労組に電話をし、Eメールアドレスを聞くと、ほとんどの場合、Eメールアドレスを教えてくれます。ペーパーレスの時代ですので、合同労組からEメールアドレスを聞くことができれば、合同労組と使用者の双方にとって便利ですし、紙資源節約によるエコにもなります。なお、合同労組が「Eメールではなく、ファックスでやりたい」と言ってくることもあります。その場合は、ファックスでやり取りをすることになります。
実務対応合同労組対策は、初動を誤ると、後手の対応に終始しなければならないことがあります。
対応は慎重に検討する必要があります。
この点、1通目の回答書の段階から、当事務所が代理人として連絡窓口になることがあります。
この場合は、多湖・岩田・田村法律事務所に、遠慮なく、ご相談下さい。
Q3-10.2通目の回答書について教えてください。
2通目の回答書使用者の2通目の回答書の作成にあたっては、①団体交渉の日にち、②団体交渉の時間、③団体交渉の場所、④団体交渉の会社側の出席者、⑤団体交渉の組合側の出席者、⑥団体交渉の議題を検討します。
これらの点については、今後の団体交渉に影響を及ぼしてきますので、専門家の助言に従って、回答した方が良いと思います。
実務対応合同労組対策は、初動を誤ると、後手の対応に終始しなければならないことがあります。
対応は慎重に検討する必要があります。
この点、当事務所が代理人として連絡窓口になることがあります。
この場合は、多湖・岩田・田村法律事務所に、遠慮なく、ご相談下さい。
Q3-11.2通目の回答書を作成する際の内容(①日にち、②時間、③場所)を教えてください。
①日にち、②時間、③場所① 団交の日にち
団交の日にちについては、できるだけ早い日にちを設定する必要があります。ただ、外部専門家(社労士、弁護士など)のスケジュールを確認する必要がありますし、また、出席予定者の確定作業及び当該出席予定者の仕事の調整、団交場所の確保等もしなくてはなりません。さらには、第1回団体交渉前には、内部会議を行う必要もあります。
これらの事情を踏まえ、できるだけ早い日にちの候補日を複数用意し、2通目の回答書で提案していくことになります。
この複数の候補日が遅すぎると、合同労組から「事実上の団体交渉の拒否である」といった主張が行われる可能性がありますので、注意が必要です(なお、このような合同労組の主張が直ちに行われる可能性もありますが、団体交渉がある程度行われた後になって行われることがあります。

② 団交の時間
ⅰ 開始時間
団体交渉の開始時間としては、就業時間後の時間を提案した方が良いでしょう。使用者担当者も、組合員も、就業時間内は仕事に集中していると考えられます。
もちろん、事情によっては、就業時間内の時間を団体交渉の開始時間として提案する案もあり得ますので、ケースごとに判断していくことになります。
ⅱ 終了時間
団体交渉の終了時間も、提案しておいた方が良いです。人間は、終わりを意識した方が、生産性が高まります。終了時間を決めておくことにより、合同労組としても、予測可能性が高まるといえます。
実務的には、1時間~2時間30分程度の枠内で団体交渉が行われることが多いので、提案レヴェルにおいても、1時間30分~2時間程度を目安にして決めることになります(なお、合同労組からの「団交拒否」との主張を意識するのであれば、2時間程度を提案するのが無難です)。

③ 団交の場所
団体交渉を行う場所については、労使公平の観点から、中立的な場所である公共の会議室等を提案すると良いでしょう。
但し、使用者が団交場所に固執するあまり、団交が開催されない、という事態になると、使用者による「事実上の団交拒否」と判断されるリスクがありますので、注意が必要です。
Q3-12.2通目の回答書を作成する際の内容(④会社側出席者)を教えてください。
④ 会社側出席者
④ 会社側出席者
ⅰ 代表取締役
実務上、代表取締役は出席しないことが多いです。但し、中小企業の場合、団交議題に関する説明や交渉を行うことのできる人物が、代表取締役しかいない場合があります。この場合、代表取締役が出席することになります。

ⅱ 人事部長などの交渉担当者
一般的には、専務取締役、人事部長、総務部長など、代表取締役から交渉権限を委譲された担当者が団体交渉に出席することになります。
この交渉担当者が、基本的には、団交において発言をすることになります。

ⅲ 労務担当者
論点が多岐にわたる場合や、事実関係を知っている管理職が複数にわたる場合、上記の交渉担当者とは別に、関係事項に関する労務担当者も出席することになります。
なお、団体交渉の席上において、交渉のやり取りを記録することも必要ですので、記録担当の労務担当者も出席することになります。

ⅳ セクハラ・パワハラの加害者(上司)
合同労組から、「セクハラ・パワハラの加害者である上司を団体交渉に出席させよ。」という要求が出ることがあります。
このような要求に応じるか否か、は専門家の助言を受け、慎重に対応する必要があります。

ⅴ 弁護士
団体交渉において、弁護士が同席することは珍しくありません。弁護士同席により、使用者側の担当者が落ち着いて交渉を行うことができるというメリットがあります。

ⅵ 会社側出席者に関する回答
上記の出席予定者をどうするのか、を踏まえ、2通目の回答書では、例えば、「会社側出席者:○名程度」とか、「会社側出席者:○名以内」といった記載をしておくと良いと思います。
個別の出席者の名前や役職などを書く必要はありません。
Q3-13.2通目の回答書を作成する際の内容(⑤組合側出席者)を教えてください。
⑤ 組合側出席者
⑤ 組合側出席者
例えば、1回目の団体交渉において、(極端な例ですが)50名とか100名の組合員が出席してくるような場合、場所の確保も難しくなりますし、落ち着いた雰囲気で交渉を行うことが事実上不可能になります。
そこで、回答書において、組合側出席者の人数に関し、「組合側出席者:○名程度」とか、「組合側出席者:○名以内」といった記載をしておく方法が考えられます。
ここで提案する人数は、合理的な人数である必要があります。
また、あくまでも使用者による「提案」ですので、合同労組が拒否し、かつ、合同労組が合理的な内容の提案をしてくるようであれば、使用者としても、ある程度譲歩せざるを得ない場合があります。
使用者が人数の点に固執するあまり、団交が開催できないとなれば、不当労働行為と判断されるリスクがあります。そのような場合、例えば、「1回目の団体交渉に限り、組合要求の○名の組合員による出席を認める。」といった回答をする方法もあります。
いずれにせよ、上記の場所と同様、人数に固執しすぎる場合のリスクについては、注意が必要です。
実務対応
Q3-14.2通目の回答書を作成する際の内容(⑥議題)を教えてください。
⑥議題⑥ 議題
団体交渉のためには、事前の準備が必要です。逆に言えば、団体交渉の当日、準備していない議題があがった場合、対応が難しくなります。
そこで、事前に、議題を回答書の中に記載し、当事者間で、議題を確認しておくと良いと思います。
なお、議題に対する回答については、事前に書面で回答する方法と、団体交渉の席上において回答する方法があります。いずれの方法とすべきか、は専門家と相談の上、決めると良いでしょう。
Q3-15.回答書送付後に想定される合同労組からの連絡について教えてください。
回答書送付後の想定対応①文書で連絡があった場合
文書で連絡があれば、それを読み、検討すれば足ります。具体的には、合同労組が別の日程を提案してくればそれを検討し、さらに回答書を送付することになります。
なお、実務的には、合同労組から文書で連絡がくる可能性は高くはないと思います。

②電話で連絡があった場合
多くの合同労組は、「日程調整をしたい。」といった電話連絡をしておきます。その場合、電話にて、日程を調整することもありますし、「文書で、組合提案の日程をご連絡ください。」と回答することもあります。
なお、一部の合同労組は、使用者の不安をあおるような電話をしてくることがありますので、心の準備をしておくと良いでしょう。使用者としては、「用件のみを話す」という姿勢を維持し、日程調整などを行えば足ります。
なお、回答書の差出人を弁護士とした場合、合同労組から弁護士に電話がかかってくることが多いです。新人弁護士や組合対応慣れしていない弁護士の場合、合同労組から「この弁護士は、組合対応慣れしていないな。」と思われることがあります。このような場合、合同労組から弁護士への電話も、一般的ではない内容となることがあります(仮に、発言内容が違法であれば、法的措置をとる場合もあります)。
実務対応合同労組対策は、初動を誤ると、後手の対応に終始しなければならないことがあります。
対応は慎重に検討する必要があります。
この点、当事務所が代理人として連絡窓口になることがあります。
この場合は、多湖・岩田・田村法律事務所に、遠慮なく、ご相談下さい。

プロフィール

多湖・岩田・田村法律事務所
パートナー 
田村裕一郎
弁護士・ニューヨーク州弁護士
第一東京弁護士会

お気軽にご相談ください

お問い合わせ先:
☎03-6272-5922
☎03-6272-5923
☎03-6261-2021
(受付時間:8:30~21:00) 
メールでのお問い合わせはこちら

アクセス

所在地

〒102-0083
東京都千代田区麹町4-3-4 
宮ビル5B

アクセス方法

有楽町線 麹町駅
2番出口から徒歩1分

半蔵門線 半蔵門駅
1番出口から徒歩5分

有楽町線・半蔵門線・南北線 
永田町駅9b 出口から徒歩7分